Agile 프로젝트 퀵가이드(11) : Execution & Control편-스크럼미팅

스크럼 미팅이란 ?

스크럼 미팅은 스크럼 프로젝트에서 가장 핵심적으로 해야 하는 활동 중 하나로 짧게 일일 스크럼(Daily Scrum), 스탠드업 미팅(Stand-up Meeting)이라고도 부릅니다.
이름에서 알 수 있듯이 매일 짧게 하는 회의이며, 스크럼 미팅 시간이 늘어지지 않도록 하기 위해서 서서 진행하는 방식을 취합니다.

• 일일 스크럼은 매일 15~20분간 프로젝트 진행상황을 공유하는 회의
• 스크럼 팀별로 모든 팀원이 참석하며 매일 각자가 어제 한 일, 오늘 할 일, 문제점/이슈 등을 공유
• 복잡성을 줄이기 위해 매일 같은 시각 같은 장소에서 수행

일일 스크럼은 일을 완료하기 위해 팀이 더 빠르고 유연한 흐름을 갖도록 돕는 매우 중요한 일일 검토 및 적응 활동이며, 스스로 자신이 한 일과 할 일과 문제를 공유한다는 측면에서 팀은 자기 조직화, 자기 주도적이 되어야 합니다.

즉, 누군가에게 검토받기 위해 일을 공유하는 것이 아니라 스스로 계획한 일을 스프린트 내에서 문제없이 진행하고 있는지 자신의 목표 달성에 중점을 두고, 문제 발생시 어떻게 하면 가장 효율적으로 해결할 수 있을지 공동의 도움과 이해를 얻고자 함입니다.
따라서, 일일 스크럼 안에는 기존 프로젝트에서는 복잡한 절차와 형식을 갖추며 명목상 관리하였던 위험/이슈를 매일 이루어지는 팀원과의 대화 속에서 공유하고 필요한 Action을 취하는 방식으로 관리할 수 있게 됩니다.

일일 스크럼 미팅에 대해서 위와 같이 간단히 소개하였지만, 그 의미를 보다 정확하게 알기 위하여 되도록이면 스크럼 가이드북의 본문을 읽어보기를 추천합니다.

스크럼 미팅 참석자

스크럼 미팅은 개발팀을 위한 내부 미팅입니다. 각 스크럼 팀별로 모든 팀원이 참석하는데, 여기에 제품 책임자는 포함되지 않습니다. 제품 책임자가 참여할 경우, 개발팀이 솔직하게 자신의 상황을 공유하고 의견을 내기 어렵기 때문입니다.
그러나, 개발팀이 일일 스크럼 시간에 공유를 위해 필요하다면 개발팀 외의 사람을 초청할 수 있습니다. 그렇다 하더라도 타 팀의 의견을 듣거나 어떠한 문제를 해결받기 위해 초청을 한다면, 이러한 초청은 회의가 늘어지게 되는 현상을 초래하므로 이러한 논의는 필요한 사람들 위주로 추가적인 시간을 마련하여 진행하여야 합니다.

스크럼 마스터는 일일 스크럼 미팅이 순조롭게 진행되도록 도와야 하며, 다른 사람의 참여가 스크럼 미팅에 방해가 되지 않도록 보장하는 역할을 가집니다. 짧은 시간이지만 참여자가 서로에게 집중하게 함으로써, 10~15분은 매우 유용한 시간이 될 수 있습니다.

스크럼 미팅 진행 방법

스크럼 미팅은 10~15분이라는 짧은 안에, 핵심사항을 공유하고 프로젝트 장애물에 대한 공감대를 형성할 수 있도록 밀도 있게 진행합니다. 팀 구성원이 서로에 대한 신뢰를 쌓고, 격려를 할 수 있는 분위기를 만들어, 궁극적으로는 장애물과 이슈를 해결함으로써 스크럼 팀이 목표를 달성하도록 촉진하는 데에 그 의미가 있습니다.

스크럼 미팅이 효율적이 될 수 있도록 하기 위해 미팅 방식은 팀에 맞게 개선하거나 조율할 수도 있습니다. 스크럼 마스터는 스크럼 미팅이 모두에게 유익한 시간이 될 수 있도록 새로운 방식으로 미팅을 제안하기도 합니다. (단, 미팅의 본질은 유지)

1) 기본 진행 방식

각자의 진행 상황을 공유한다고 해서 이전에 하던 방식대로 미주알 고주알 이야기하는 방식이 아니라, 스프린트 목표에 초점을 맞추어 현재 백로그의 진행에 있어서 완료된 사항은 무엇이고, 어떤 것이 문제점인지, 검토할 사항은 무엇이며, 목표 달성을 위해 협력해야 할 사항이 무엇인지 등 짧게 어젠다 위주로 공유해야 합니다.
스크럼 가이드북에서는 다음과 같이 명료하게 스크럼 미팅에 대한 가이드라인을 제시하고 있습니다.

• 나는 어제 하루동안 개발팀의 스프린트 목표달성을 위해 무엇을 했는가?
• 나는 오늘 하루동안 개발팀의 스프린트 목표달성을 위해 무엇을 할 것인가?
• 나 혹은 개발팀이 스프린트 목표 달성을 하는데 방해요소가 있는가?

매우 딱딱해 보이지만 스크럼 미팅에서 공유되어야 할 가장 기본적이며, 핵심적인 사항입니다.

2) 프로젝트 초반 분위기 형성 및 팀 빌딩을 위한 방법

만약, 스크럼 미팅을 처음 해보는 팀이라면, 처음부터 업무 위주로 이야기하기 보다는 Ice-Breaking 하듯이 가볍게 자신의 Emotion 상태와 바이오 리듬 등 컨디션을 이야기하는 것도 좋은 방법입니다. 자연스럽게 서로를 알아가고 이해하게 됨으로써 공감대를 조성할 수 있기 때문입니다.

또한 만약 팀에 새로 온 멤버가 있다면 바로 업무를 이야기하는 것에 부담을 느낄 수 있으므로, 팀에 합류하면서 가지는 느낌이나 각오, 적응을 위한 노력과 필요한 도움 등에 대해 팀 구성원들과 함께 이야기를 나눔으로 새로운 멤버의 적응력을 높일 수 있습니다.

다음은, “5 smile-face 체크인” 방법을 취한 스크럼 미팅 보드입니다. 당사는 프로젝트 초반에 이 방법을 많이 사용하고 있습니다.

스크럼 미팅은 겉으로는 스프린트 목표를 달성하기 위한 커뮤니케이션 방식이지만, 그 안에는 팀원과 매일 짧은 미팅을 통해 서로에 대해 신뢰와 유대감을 형성하고 협력하며 책임을 공유하는 팀 빌딩의 목적을 갖고 있음을 기억하세요. 앞서 Starting 편에서 제시하였던 “스크럼 가치”에 대해서 다시 한번 읽어보셔도 좋습니다.

3) 추가적인 논의가 필요한 경우

팀원이 자신의 일이 진행이 되지 않는 상황에 대해서 공유하면서, 미팅은 원인/해결책까지 이야기가 확장되게 되는 경우가 많습니다.
간단한 조언으로 해결이 되는 건이라면 스크럼 미팅 시간을 활애할 수 있지만, 다음의 경우에는 별도의 미팅 시간을 마련하여 추가적으로 논의되도록 하십시오.

• 스크럼 팀 전부가 다 알아야 할 내용이 아닌 경우
• 스크럼 팀 외에 다른 사람이 참여해야 하는 경우
• 논의할 내용이 스크럼 미팅 제한 시간을 초과하게 될 경우

일일 스크럼 미팅은 간결하고, 모두가 알아야 할 사항에 집중해야 합니다.

4) JIRA 및 상황판 이용

일감이 어느 정도 진행이 되면 전체 일감 현황을 쉽게 파악할 수 있도록 JIRA의 스크럼 보드 화면 또는 다음과 같이 월 보드(Wall Board)를 이용한 업무상황판을 공유하는 것도 좋은 방법입니다.
가시적으로 보여지는 상황판을 통해 자신의 진행 상태를 이야기하기도 비교적 수월하며, 전체의 내용도 시각적으로 빠르게 인지할 수 있습니다. 또한 그냥 이야기하는 것보다 훨씬 미팅에 집중하는 분위기가 조성되기도 합니다.

5) SOS 미팅 (Scrum of Scrums)

SOS미팅에 대해서는 앞서 Starting 퀵가이드(7) – 품질/소통 계획 부분에서도 소개하였습니다.
SOS미팅의 목적은 스크럼 팀이 여러 개 일 경우, 각 팀별 스크럼 마스터와 리더들이 모이는 또 하나의 스크럼 미팅이라고 볼 수 있습니다.
각 팀별 일일 스크럼에서 나온 주요 아젠다를 공유하거나, 다른 팀에 협조를 구해야 할 사항, 그리고 위험과 이슈를 공유하고 추적하기 위한 활동을 하며, 필요시 제품 책임자를 초청하여 현재 진행상황을 정기적으로 공유할 수 있습니다.

SOS 미팅은 여러가지 안건을 다루어야 하기 때문에 보통 1시간 정도의 시간으로 잡고, 대신에 프로젝트 규모에 따라 주 2~3회 정도 실시하는 것이 좋습니다.
SOS 미팅에서 다루어진 내용에 대해서는 반드시 회의록을 남기도록 하며, 다음 SOS 미팅에서 이전 회의록을 확인하고, 문제점이나 위험/이슈가 해결되었는지 추가 Action이 필요한지 추적해야 합니다.

주의사항

스크럼 미팅에서 다음과 같이 되지 않도록 주의해야 합니다.

목표를 잊은 일일 스크럼 미팅

• 스크럼 미팅에서 잊지 말아야 할 목표는 “프로젝트 목표/스프린트 목표는 항상 공유되고, 진행 상태는 매일 갱신 되어야 하며, 위험과 이슈는 투명하게 식별되고, 문제는 팀이 함께 고민하고 해결하기 위해 꾸준히 노력해야 한다”는 것이다. 목표를 잊으면 재미도 없고 애자일 적용 자체가 형식적으로 전락하게 된다.

잘못 흘러가는 스크럼 미팅의 징후들

• 어느 시점부터 누군가에게 보고하는 느낌을 받거나, 누군가가 우리의 한일을 감독하는 것 같은 느낌을 받고, 스크럼 미팅에서 실수나 완료하지 못한 작업에 대하여 숨기거나 변명을 하려는 분위기가 많아지고, 특정 사람만 말을 많이 하고 일방적인 전달 형태로 진행되고, 누군가 출근시간 체크 목적으로 활용한다는 느낌을 받는다면, 팀원이 함께 진지하게 고민해야 한다.

후속회의와 일일스크럼을 혼동하는 경우

• 일일 스크럼과 후속회의는 엄격하게 구분해야 한다. 발의된 위험과 이슈를 그 자리에서 해결하려 하거나, 팀원 외 참관자들이 발언하기 시작하면 회의시간이 무한정 길어질 수 있다. 추가 논의가 필요한 사안은 관련자들 간의 후속회의로 진행하도록 유도해야 한다.

마지막으로 일일 스크럼을 통해 팀원들이 매일의 상황을 공유하며 문제와 이슈를 솔직하게 드러낼 수 있게 하려면 필요한 도움이 적절히 뒤따라야 합니다.
이는 스크럼 마스터를 포함한 스크럼 팀 외에도 애자일을 실천하려는 조직과 상위 의사결정권자의 노력과 권한 위임이 수반되어야 가능합니다.

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